Ti è mai capitato di doverti confrontare – e scontrare – con pochi risultati da parte della tua squadra di lavoro? Non sei l’unico. La maggior parte dei Manager e degli Executive, infatti, condivide una lamentela: nel team ci sono troppe distrazioni che hanno come conseguenza una produzione scarsa. Compiti portati avanti dalle persone sbagliate, errori recuperati solo all’ultimo secondo, progetti conclusi oltre il tempo massimo, collaboratori sovraccarichi: sono situazioni che abbiamo avuto modo di riscontrare anche negli uffici più organizzati.
La domanda che sorge spontanea è: si può intervenire e risolvere il sovraccarico di lavoro? Ovviamente sì, si può e si deve intervenire ma come? Esiste una soluzione a questo problema così comune ed è più facile di quanto si possa immaginare.
Sovraccarico di lavoro: da cosa dipende
Quando vedi i tuoi collaboratori schiacciati dalle troppe attività lavorative e conseguentemente non in grado di portare a termine i progetti nei tempi giusti, il primo istinto è quello di assumere nuovo personale che possa occuparsi del lavoro supplementare. Può sembrare incredibile ma non è la soluzione giusta. Assumere nuovo personale può, anzi, diventare un nuovo fattore di stress: va inserito, formato, seguito e questo richiede tempo e impegno in una situazione già fortemente carica. Prima di inserire nel team nuovi collaboratori, quindi, devi necessariamente identificare quelle che sono le ragioni del sovraccarico e andare ad intervenire in modo semplice ma efficacie per eliminarle.
Quali sono le principali ragioni del sovraccarico di Lavoro?
- Sovraccarico nei compiti assegnati in attesa di essere eseguiti
L’ammontare dei compiti assegnati ai membri del tuo team è in quantità ragionevole per essere svolto entro i termini? Osserva le postazioni lavorative e guarda il quantitativo di lavoro sui loro tavoli, facendo attenzione anche all’interazione tra i tuoi collaboratori per identificare le cause del sovraccarico di lavoro: potrebbe derivare da una disorganizzazione interna, da un effettivo quantitativo troppo elevato di compiti ma anche da un membro della squadra che non svolge pienamente il proprio dovere, generando ulteriore sovraccarico per i colleghi. Vivere il tuo team è fondamentale per capirne pregi e criticità. - Ritardi nell’esecuzione dei compiti assegnati
Quanto impiega il tuo collaboratore a svolgere il lavoro assegnato? Se i tempi sono lunghi, o il lavoro è troppo o il tuo collaboratore ha delle oggettive difficoltà nel ricoprire il ruolo assegnatoli. In questo caso puoi, per esempio, intervenire assegnando il lavoro a un altro membro del team più competente in materia e attivandoti per formare il tuo collaboratore in difficoltà, in modo tale che la situazione non si ripresenti più. Ogni collaboratore deve essere formato su tutto ma è ovvio che è meglio assegnare i lavori a chi ha più competenza ed esperienza per svolgerli al meglio e nei tempi. - Cose nascoste nei cassetti
Sembra una sciocchezza ma accertarsi che non ci siano lavori in pending “nascosti” nei cassetti è fondamentale per capire come i tuoi collaboratori svolgono il lavoro e, soprattutto, quanto lavoro hanno da fare. Un susseguirsi di progetti e urgenze rischia di far mettere da parte progetti precedenti che rimangono poi nascosti e dimenticati nei cassetti della scrivania. Avere una panoramica chiara e precisa di tutti i lavori in corso è essenziale. - Comunicazioni inviate alle persone scorrette
Questo punto è un po’ più difficile da identificare ma è una delle sorgenti primarie di quel lavoro supplementare che si genera. Se, per esempio, il responsabile delle risorse umane invia le presenze alla reception invece che all’ufficio pagamenti o la segretaria invia i contratti approvati al reparto vendite invece che alla produzione, hai flussi supplementari che possono congestionare il lavoro. Così come le strade della città si congestionano facilmente a causa di deviazioni del traffico ordinario, altrettanto un ufficio si può congestionare a causa di lavoro e attività supplementari che avvengono quando le comunicazioni vengono deviate su canali non corretti.
Le azioni per risolvere il sovraccarico di lavoro
Come abbiamo già detto, quando vedi i tuoi collaboratori schiacciati dalle troppe attività lavorative, il primo istinto è quello di assumere nuovo personale che possa occuparsi del lavoro supplementare. Nuovo personale equivale, però, a inserimento, formazione, progettazione: insomma, altro tempo e altro lavoro da aggiungere. Iniziamo quindi a “perdere tempo” in poche ma semplici azioni:
- Formazione del tuo team: insegna a te stesso e ai tuoi collaboratori a prendersi cura delle carte che arrivano sulla loro scrivania e a gestire correttamente i flussi di lavoro.
- Crea e ottimizza delle procedure da seguire per evitare che ci si “perda” durante lo svolgimento dei compiti.
- Tieni dei registri per segnare le criticità che incontri: è un buon modo per avere una panoramica per poter intervenire e affrontare i punti critici, continuando a formare i dipendenti.
Poche e semplici azioni, come vedi, che riusciranno a cambiare in meglio tutto il lavoro del tuo ufficio, ottimizzando i processi di produzione e lavoro.
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